今回の朝礼ネタは「世界標準の日」についてです。10月14日だけの朝礼ネタではなく、いつでも使える内容になっています。主なテーマは「データ入力」「効率化」「ルール」です。
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本日は、10月14日は「世界標準の日」です。部品などの互換性による業務の効率化や便利さはみなさんもよくご存じだと思いますので、今回は、少し視点を変えて「データの標準化」についてお話したいと思います。
みなさんは入力規則という言葉を聞いたことがありますか？これは、顧客データベースや受注データベースをなどを作成する前に決めておくデータ入力のルールになります。この入力規則はきちんと定め、徹底をしていかないと正しいデータの管理ができなくなってしまいます。
例えば、エクセルに当社の住所を入力するとしましょう。このとき、番地を算用数字で入力しても、漢字で入力しても同じ住所であることには変わりありません。算用数字であろうが漢字であろうが、手紙を出せば同じ住所に届きます。
でも、プログラムはそうと見てくれません。算用数字で入力した住所と、漢字で入力したデータはそれぞれ別の扱いになってしまいます。そのため、データに重複があった場合などに行う「名寄せ」と呼ばれる統合作業などがうまくできなくなってしまいます。このほかにも、株式会社は正式名称にするか、カッコ株にするか、氏名の間のスペースが全角か半角かなど以外と細かいところまで気を配る必要があります。
非常に厳密に行う必要があるのですが、きちんと規則に沿って入力されたデータベースは整理が行きとおっており、大変美しいデータベースとなります。もちろん、管理や加工も効率化されていきます。
このように、実際に入力という行動に移る前の段取りがその後の仕事の質を大きく左右することになります。これは入力作業だけには限りません。「段取八分、仕事二分」という言葉もあるとおり、準備や計画、段取りはより詳細に、より確実に検討する習慣をつけていきましょう。
