朝礼ネタ 文書を作成する目的

社会人ともなると、報告書や請求書、
企画書などの文書を作成する機会が多くなります。

ところで、これらの文書は、
何のために作成するのか考えたことがありますか?

基本的には、「正式な記録として使用すること」と
「読み手に正確な情報を伝えること」の2点になります。

この2つの目的を果たすためには、
「記録」として、そして「メッセージ」として正確になるよう、
注意するポイントがいくつかあります。

その中でも、私が特に最近気を付けているのは
正しい言葉を使うことと、表現を統一することになります。

たとえば、みなさんは扶養家族と扶養親族の違いをご存知でしょうか。
どちらも似ている言葉ですが、定義が異なります。
このように定義が異なるものを文書に記入したり、
扶養家族と扶養親族という言葉をごちゃ混ぜにしたりすると、
読み手に正しいメッセージが伝わらず、
記録としても不完全なものになります。

このように、文書を作成するときは、
読み手の方が、その文書を読んで、
どのように思われるのかを
しっかりと考える必要があります。

正確な情報を記録することは、
万が一、問題が生じた場合の証明となり、
自分自身や自分の部署の正当性を守るものにもなります。

文書は、会社によって非常に大切なものですから、
その意味をしっかりと噛みしめ、慎重に作成していきましょう。